Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Sieto Reitsma, praktijk voor ergotherapie en ReAttach-therapie, Oostenstein 46, 9291 GR Kollum (KvK 01103768), is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen? Mail naar info@sietoreitsma.com of bel 06-22 88 49 22.

2. Welke gegevens ik verwerk

Als je een kennismaking plant

Je vraagt een kennismakingsgesprek aan via het formulier op deze website en kiest daarna een moment in de online agenda (Calendly). Daarbij verwerk ik je voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, het traject dat je aanspreekt, je eventuele bericht, het moment waarop je akkoord gaf met deze privacyverklaring en het gekozen moment. Je naam, contactgegevens, hoe je bij mij terechtkwam en de status van je aanmelding sla ik op in een beveiligde database, zodat ik je goed kan opvolgen.

Als je een traject start

Voor een goede begeleiding houd ik een dossier bij, zoals de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) voorschrijft. Daarin staan je contactgegevens, gegevens over je gezondheid en klachten, de inhoud van de sessies en de uitkomsten van de metingen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Ik verwerk ze alleen voor jouw traject en de bijbehorende administratie.

Metingen

Bij de start, na 4 weken en na 12 weken vul je een korte online vragenlijst in, bijvoorbeeld over je stressniveau en je dagelijks functioneren. Je antwoorden gebruik ik om samen met jou te zien wat er verandert. Gebruik ik geanonimiseerde uitkomsten voor onderzoek of om de resultaten van mijn werk te laten zien, dan zijn die nooit tot jou te herleiden.

De directe lijn via WhatsApp

Bij een traject kun je mij tussen de sessies berichten sturen via WhatsApp. WhatsApp is een dienst van Meta. Berichten zijn end-to-end versleuteld, maar Meta verwerkt wel gegevens zoals je telefoonnummer en het tijdstip van berichten. Je gebruikt dit kanaal alleen als je daar bij de start toestemming voor geeft. Deel via WhatsApp niet meer dan nodig. Liever niet via WhatsApp? Dan kan het ook per e-mail of telefoon. Relevante informatie uit berichten neem ik op in je dossier.

De RESET-kring

De RESET-kring is een online groepssessie via Google Meet. Je doet mee met je voornaam en je camera mag uit. Ik neem de sessies niet op. Wat andere deelnemers vertellen, blijft binnen de groep.

Betalingen

Je betaalt op factuur. Die maak en verstuur ik met Moneybird, mijn boekhoudprogramma. Ik verwerk je naam, factuurgegevens en de betaalstatus. Bij een betaling zie ik je naam en rekeningnummer, zoals bij elke overboeking.

Ervaringen en video's

Een review of video-ervaring gebruik ik alleen met je uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming. Je kunt die toestemming altijd intrekken. Dan haal ik de review of video weg waar ik dat zelf kan.

Websitebezoek

Deze website gebruikt Vercel Analytics, zonder cookies en zonder gegevens die tot jou te herleiden zijn.

3. Waarvoor en op welke grond

Ik verwerk je gegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:

• de uitvoering van de overeenkomst voor je traject;
• een wettelijke verplichting, zoals de dossierplicht en de belastingadministratie;
• jouw toestemming, zoals voor WhatsApp en het gebruik van je ervaring;
• een gerechtvaardigd belang, zoals het beveiligen van de website.

Ik verkoop je gegevens nooit en gebruik ze niet voor andere doelen dan hier genoemd.

4. Hoe lang ik gegevens bewaar

• Je dossier: 20 jaar na de laatste wijziging, zoals de WGBO voorschrijft.
• Financiële gegevens: 7 jaar voor de Belastingdienst.
• Gegevens van een kennismaking zonder vervolg: maximaal 6 maanden.
• WhatsApp-berichten: ik verwijder de chat uiterlijk 3 maanden na het einde van je traject. Wat relevant is, staat in je dossier.

5. Met wie ik gegevens deel

Ik deel je gegevens alleen als dat nodig is voor mijn dienstverlening. Dat doe ik altijd met partijen die passende beveiliging bieden:

• Calendly, voor het plannen van afspraken;
• Supabase, de database waarin ik aanmeldingen en de voortgang van kennismakingen bijhoud (servers in de EU);
• Resend, voor het versturen van e-mail over je aanmelding;
• Moneybird, voor facturen en betalingen;
• WhatsApp (Meta), alleen als je daarvoor kiest;
• Google Meet, voor de RESET-kring;
• Vercel, de hostingpartij van deze website;
• mijn boekhouder, voor de financiële administratie;
• je huisarts of verwijzer, alleen met jouw toestemming.

Met partijen die als verwerker voor mij werken, zijn verwerkersafspraken gemaakt. Sommige diensten verwerken gegevens buiten de EU. Dat gebeurt op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor kent, zoals standaardcontractbepalingen.

6. Beveiliging en beroepsgeheim

Als paramedicus heb ik een beroepsgeheim: wat je in de sessie vertelt, blijft daar. Daarnaast neem ik passende technische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding, sterke wachtwoorden en actuele software. Een datalek dat risico voor jou oplevert, meld ik bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken, je gegevens laten overdragen en een gegeven toestemming intrekken. Voor het dossier geldt de wettelijke bewaarplicht: verwijderen kan daar alleen binnen de grenzen van de WGBO. Mail naar info@sietoreitsma.com; ik reageer binnen een maand.

8. Klacht indienen

Vind je dat ik niet goed met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of mijn aanbod verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum.